HOTELLI IVALO OY:N ASIAKASREKISTERI

 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja Hotelli Ivalo Oy:n asiakasrekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä

 

1. Rekisterinpitäjä Hotelli
Ivalo Oy
Ivalontie 34
99800 Ivalo

 

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisteriin ja rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvissä asioissa yhteyshenkilö on Christin Sieppi, 016-688 111, christin.sieppi@hotelivalo.fi

 

 3. Rekisterin nimi

Hotelli Ivalo Oy:n asiakasrekisteri

 

 4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu kuluttaja-asiakkaiden asiakkuussuhteeseen Hotelli Ivalo Oy:öön

 

 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Asiakasrekisterissä olevien asiakastietojen käyttötarkoituksia ovat:

– asiakassuhteen hoito ja kehittäminen

– asiakassuhdeviestintä

– asiakkaan tekemien varausten käsittely

– palveluiden myynti ja toteutus

– maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja perintään liittyvä henkilötietojen käsittely

– rekisterinpitäjän palvelujen markkinointi

– rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen

– Asiakkaan mahdollisia erityisruokavaliotietoja käytetään vain valmistukseen ja tarjoiluun

 

 6. Käsiteltävät henkilötiedot

Hotelli Ivalo Oy käsittelee asiakkaista seuraavia henkilötietoja:

– asiakkaan etu- ja sukunimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

– kansalaisuus

– varauksia koskevat tiedot

– asiakkaan maksutapatiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviitetiedot

– tieto siitä, jos asiakas on kieltänyt käyttämästä tietoja suoramarkkinointiin

– tiedot palvelujen käytöstä ja ostoista

– asiakkaan valintoja ja toiveita koskevat tiedot (kuten huonetta koskevat erityistoiveet, esteettömyysasiat y.m.

– mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot

– mahdolliset erityisruokavaliotiedot. Tiedot käytetään ruoan valmistukseen ja tarjoiluun

 

 7. Mistä henkilötiedot saadaan

– Suoraan asiakkaalta

– Asiakkaan ystävältä joka tekee varauksen

– Yritykseltä, jossa asiakas työskentelee

– Varauspalveluyrityksiltä

 

 8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

– Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille näiden lakiin perustuvien tietopyyntöjen perusteella

– Vartiointiliikkeen edustajalle, jos epäilys epäasillisesta käytöksestä ilmenee

– Kolmannelle osapuolelle – palveluiden alihankkijoille / yhteistyökumppaneille

 

 9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

– Asiakastietoja siirretään EU:n ulkopuollelle jos esim. ulkomainen matkanjärjestäjä pyytää varausvahvistusta asiakkaan tiedoilla, esim. viisumihakemusta varten.

 

 10. Henkilötietojen säilytysaika

– Henkilötietojen säilytysaikaa hotellijärjestelmässä on alk. 299 päivää.

 

 11. Rekisteröidyn oikeuksista

Asiakasrekisterissä olevien henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla (tietosuojaasetus artikla 6, artikla 1, kohta e alakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa asiakkuussuhde. Henkilötietoja käsitellään myös Hotelli Ivalo Oy:n ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella (tietosuoja-asetus artikla 6, artikla 1, kohta b alakohta).

Rekisteröidyllä on vastustamisoikeus

 

 12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

 13. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.

Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.